Apostilla para España: dónde se pone, en qué documentos y cuándo no hace falta
¿Extranjería le ha devuelto el expediente por falta de apostilla y usted ni siquiera tiene claro qué sello es ese ni dónde se consigue? Es la causa más frecuente de devolución de documentos entre los extranjeros. Lo analizamos con calma y paso a paso: qué es la apostilla, qué documentos la requieren, quién la pone en España y en el país de origen y en qué orden actuar.
- La apostilla es un sello del Convenio de La Haya de 1961 que certifica la autenticidad de la firma y del sello de un documento ante otro país.
- La pone siempre el país que emitió el documento: un certificado ucraniano se apostilla en Ucrania y un poder español, en España.
- En España, los documentos notariales los apostillan los colegios notariales y los administrativos, el Ministerio de Justicia; funciona la apostilla electrónica.
- La apostilla en sí no caduca, pero los certificados tienen su propia vigencia: normalmente las administraciones los aceptan con menos de 90 días.
- El orden correcto: primero la apostilla y después la traducción jurada, para que el sello también quede traducido.
Qué es la apostilla y para qué sirve
La apostilla es un sello estandarizado que certifica la autenticidad de la firma, del sello y de la capacidad de la persona que firmó el documento. Se creó para que los países no obligaran a sus ciudadanos a recorrer la cadena de certificaciones consulares: un documento con apostilla se reconoce en todos los Estados parte del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 sin ninguna legalización adicional.
Es importante entender que la apostilla no dice nada sobre el contenido del documento: certifica únicamente su origen. Por eso un documento apostillado en ucraniano o en ruso hay que traducirlo de todas formas para la administración española, y traducirlo correctamente; de ello hablamos más abajo.
Tanto España como Ucrania y la mayoría de los países del espacio postsoviético forman parte del convenio, así que en la inmensa mayoría de los casos lo que usted necesita es precisamente la apostilla y no la legalización consular.
La regla principal: la apostilla la pone el país que emitió el documento
Esta regla elimina el 90 por ciento de la confusión. La apostilla de un documento solo puede ponerla el país donde se emitió el documento:
- un certificado de nacimiento de Ucrania se apostilla en Ucrania;
- un título de una universidad rusa se apostilla en Rusia;
- un poder notarial español se apostilla en España;
- un certificado de antecedentes penales de Kazajistán se apostilla en Kazajistán.
Ninguna administración, consulado o notario español puede apostillar un documento extranjero. De ahí una conclusión práctica: si sus documentos se quedaron en el país de origen sin apostilla, la cuestión se resuelve a distancia, mediante un poder a un familiar o representante, los servicios online o la solicitud de un duplicado. Cómo funciona esto para los documentos ucranianos lo explicamos en un artículo aparte sobre la obtención de documentos desde Ucrania.
Qué documentos se suelen apostillar para España
Las categorías para las que más a menudo se pide la apostilla son estas:
- Documentos de estado civil: certificados de nacimiento, matrimonio, divorcio y defunción, para la residencia, la reagrupación familiar, el matrimonio o una herencia.
- Certificados de antecedentes penales, para la mayoría de los tipos de residencia y para la nacionalidad.
- Documentos académicos: títulos y certificados de estudios, para la homologación, los estudios y el ejercicio de la profesión.
- Resoluciones judiciales: de divorcio, custodia o pensión de alimentos.
- Documentos notariales: poderes, autorizaciones de salida de un menor, declaraciones.
Cuándo no hace falta la apostilla
Hay situaciones en las que el sello no se exige:
- Documentos públicos de países de la UE. El Reglamento (UE) 2016/1191 exime de apostilla a una serie de documentos (por ejemplo, certificados de nacimiento o de antecedentes penales) al presentarlos en otro país de la UE; a menudo se acompañan de un impreso estándar multilingüe.
- Convenios bilaterales. Con algunos países España tiene acuerdos que suprimen la legalización para determinadas categorías de documentos.
- Documentos que permanecen dentro del país emisor. Un certificado español para una administración española no necesita apostilla.
En caso de duda, sale más barato confirmar de antemano los requisitos de la administración concreta que rehacer el paquete de documentos.
Apostilla en documentos españoles: quién la pone
Cuando un documento español se necesita para otro país (por ejemplo, un poder para Ucrania o un certificado para un consulado), la apostilla se tramita en España. Los órganos competentes los define el Real Decreto 1497/2011 y dependen del tipo de documento:
| Tipo de documento | Quién pone la apostilla |
|---|---|
| Documentos notariales (poderes, actas) y documentos privados con firma legitimada ante notario | Colegio Notarial |
| Documentos judiciales y del Registro Civil | Órganos competentes de justicia (secretarios de gobierno de los tribunales superiores y oficinas habilitadas) |
| Documentos administrativos de los órganos centrales | Ministerio de Justicia: oficina central y Gerencias Territoriales |
España utiliza activamente la apostilla electrónica: todas las apostillas emitidas (en papel y electrónicas) se inscriben en el registro electrónico del Ministerio de Justicia y su autenticidad puede comprobarse online. Para los documentos notariales, el trámite a través del colegio suele tardar de uno a varios días hábiles; los plazos exactos dependen del colegio y de la forma de presentación.
Apostilla y traducción jurada: el orden correcto
El error clásico es hacer la traducción antes que la apostilla. La secuencia correcta es esta:
- Obtener el documento (o su duplicado, si el original se ha perdido o está plastificado).
- Poner la apostilla en el país emisor.
- Hacer la traducción jurada al español, ya con el sello de la apostilla incluido.
Las administraciones españolas esperan una traducción realizada por un traductor jurado acreditado por el Ministerio de Asuntos Exteriores de España: esa traducción es válida por sí misma, sin certificación notarial. Si la traducción se hace antes que la apostilla, el sello quedará sin traducir y el documento puede ser devuelto. Cómo funciona en detalle la traducción jurada lo contamos en nuestro artículo sobre la traducción jurada.
Cómo Krepko lo hace por usted
Sobre el papel todo es sencillo; en la práctica son tres instancias en dos países, cada una con sus citas, tasas y formatos. Krepko monta la cadena completa y la ejecuta por usted: determinamos qué documentos y en qué forma necesita su administración, organizamos la apostilla en el país emisor (también a distancia mediante poder), encargamos la traducción jurada y le entregamos el juego de documentos listo. Las actuaciones con relevancia jurídica las realizan profesionales habilitados: abogados, gestores y traductores jurados.
Consulte nuestro servicio Documentos y legalización o directamente deje su solicitud y le diremos qué hace falta exactamente en su caso.
Preguntas frecuentes
Por regla general, no: los pasaportes y los documentos de identidad no se apostillan directamente. Si la administración necesita una copia certificada del pasaporte, se hace una copia notarial y la apostilla, si procede, se pone ya sobre esa copia, en el país donde se formalizó la copia.
La apostilla en sí no caduca: solo certifica la autenticidad de la firma y del sello. Pero las administraciones miran la vigencia del propio documento: por ejemplo, el certificado de antecedentes penales suele aceptarse con menos de 90 días desde su emisión. Por eso el orden y los tiempos de preparación de los documentos importan.
Sí, ambos países son parte del Convenio de 5 de octubre de 1961. Eso significa que un documento ucraniano con apostilla se acepta en España y uno español con apostilla, en Ucrania, sin legalización consular adicional.
Entonces la apostilla no se aplica y el documento pasa por la legalización consular: la certificación en los órganos del país emisor y después en el consulado de España. Es más largo y más caro, así que primero conviene comprobar el estatus del país en la web de la Conferencia de La Haya (hcch.net).
Sí. La traducción jurada se realiza normalmente después de poner la apostilla y abarca todo el documento, incluido el sello de la apostilla. Si la traducción se hace antes de que se ponga la apostilla, el sello quedará sin traducir y el documento puede ser devuelto.
No. La apostilla solo la pone el país que emitió el documento: España no puede apostillar un certificado ucraniano, y viceversa. Pero no hace falta viajar: la cuestión se resuelve a distancia mediante un poder o los servicios online del país emisor.
Fuentes
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Consultar su casoEste material tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Los requisitos de las administraciones y el orden de los trámites cambian. Krepko organiza el proceso y asume la rutina, mientras que las actuaciones con relevancia jurídica las realizan profesionales habilitados: abogados, gestores y traductores jurados.
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