Документы из Украины дистанционно: свидетельства, справки и дипломы
Для ВНЖ, брака или учёбы в Испании внезапно нужны свидетельство о рождении с апостилем, дубликат диплома или свежая справка - а все документы остались в Украине, и ехать за ними нет возможности. Хорошая новость: почти всё решается дистанционно. Разбираем, как истребовать документы из Украины по шагам - через ДРАЦС, Дiю, доверенность и представителя.
- Повторные свидетельства (рождение, брак, развод) выдаёт любой отдел ДРАЦС - независимо от того, где был зарегистрирован акт; часть документов заказывается через Дiю.
- Справка о несудимости из Украины оформляется онлайн через сервисы МВД - ехать не нужно.
- Для действий представителя в Украине оформляется доверенность: у испанского нотариуса с апостилем или в консульстве Украины.
- Апостиль ставится только в Украине: Минюст - документы ДРАЦС и нотариальные, МИД - справки, МОН - образовательные.
- Финальный шаг в Испании - присяжный перевод; вся цепочка занимает ориентировочно 2-6 недель.
Когда нужны документы из Украины
Украинские документы всплывают почти в каждой испанской процедуре:
- ВНЖ и arraigo - свидетельства о рождении и браке, справка о несудимости;
- брак и pareja de hecho - свидетельство о рождении, справки о семейном положении, свидетельство о разводе;
- учёба и работа - дипломы и аттестаты для омологации;
- наследство и сделки - документы о родстве и собственности.
Проблема обычно не в самом документе, а в его форме: испанские ведомства просят оригинал или повторный экземпляр с апостилем и присяжным переводом, а иногда - документ не старше определённого срока. Старая книжечка-свидетельство советского образца или ламинированный бланк часто не подходят: апостиль на них поставить нельзя. Тогда запускается процедура истребования - получения нового экземпляра из Украины.
Повторные свидетельства: ДРАЦС и Дiя
Документы о гражданском состоянии (рождение, брак, развод, смерть) выдают органы ДРАЦС (Державна реєстрацiя актiв цивiльного стану). Ключевые правила:
- Повторное свидетельство можно получить в любом отделе ДРАЦС - привязки к месту, где акт был зарегистрирован, больше нет. Данные берутся из Государственного реестра актов гражданского состояния.
- Часть документов заказывается онлайн - через портал и приложение Дiя доступен заказ повторных документов ДРАЦС; готовый документ забирает заявитель или представитель.
- Получить документ за вас может представитель по нотариальной доверенности - родственник, знакомый или привлечённый специалист в Украине.
Если запись об акте находилась на временно оккупированной территории, вопрос решается через реестр (если запись в него внесена) или через суд - это дольше, но тоже проходимо. Такие случаи стоит диагностировать заранее.
Справки и дипломы
Справка о несудимости
Самый простой документ: извлечение о несудимости заказывается онлайн через электронные сервисы МВД Украины и Дiю, результат приходит в электронном виде. Для Испании обычно нужен вариант с апостилем - его проставляет МИД Украины, и это делается через представителя без вашего приезда.
Дипломы и аттестаты
Если оригинал диплома утерян, дубликат оформляется через учебное заведение (или его правопреемника). Для омологации в Испании к диплому и приложению с оценками понадобится апостиль Министерства образования и науки Украины. Если вуз находится на оккупированной территории или прекратил работу, есть процедуры через МОН и архивы - каждая такая ситуация разбирается отдельно.
Прочие документы
Архивные справки, документы о трудовом стаже, судебные решения - всё это тоже истребуется через запросы в соответствующие органы и архивы, как правило силами представителя по доверенности.
Доверенность на получение
Чтобы представитель в Украине мог действовать от вашего имени, ему нужна доверенность. Из Испании её оформляют двумя путями:
- У испанского нотариуса - быстро, по записи; затем на доверенность ставится апостиль в нотариальной коллегии, и для использования в Украине делается перевод на украинский. Удобны двуязычные тексты.
- В консульстве Украины (Мадрид, Барселона и другие города) - консульская доверенность сразу действительна в Украине без апостиля, но записи в консульства нужно ждать.
В доверенности важно точно перечислить полномочия: получение повторных документов ДРАЦС, подача заявлений на апостиль, получение справок, представительство в архивах и учреждениях. Слишком узкая формулировка - частая причина, по которой представителю отказывают в выдаче. Подробнее об оформлении - в нашей статье о доверенности у нотариуса в Испании.
Апостиль в Украине: кто ставит
Апостиль на украинские документы проставляется только в Украине. Компетенция разделена между тремя ведомствами:
| Орган | Какие документы апостилирует |
|---|---|
| Министерство юстиции (Минюст) | Документы ДРАЦС (свидетельства, извлечения), судебные решения, нотариальные документы |
| Министерство иностранных дел (МИД) | Справки о несудимости, медицинские, архивные и другие официальные справки |
| Министерство образования и науки (МОН) | Дипломы, аттестаты, приложения с оценками |
Ориентир по срокам - несколько рабочих дней с момента подачи, в загруженные периоды дольше. Заявление на апостиль может подать представитель; действует и электронный сервис апостиля для ряда документов. После апостиля документ отправляется в Испанию курьерской службой, и остаётся финальный шаг - присяжный перевод на испанский, уже на месте.
Как Krepko делает это за вас
Истребование документов - это марафон из ведомств двух стран: ДРАЦС, Минюст, МИД, курьеры, переводчики. Krepko проходит его за вас: диагностируем, какие документы и в какой форме нужны вашей испанской процедуре, готовим доверенность, получаем повторные документы и апостиль в Украине через партнёров, доставляем в Испанию и делаем присяжный перевод. Юридически значимые действия выполняют лицензированные специалисты - адвокаты, gestores, присяжные переводчики.
Подробности - на странице услуги Документы и легализация. Или оставьте заявку - оценим вашу ситуацию и назовём реальные сроки.
Частые вопросы
Да. Повторные свидетельства выдаёт любой отдел ДРАЦС по заявлению представителя, часть документов заказывается онлайн через Дiю и сервисы МВД, апостиль проставляется по заявлению представителя, а доставка в Испанию организуется курьерской службой. Ваше личное присутствие в Украине не требуется.
Апостиль на ламинированные документы не ставят. Решение стандартное: получить повторное свидетельство в ДРАЦС на новом бланке и апостилировать уже его. Это же касается ветхих документов и свидетельств старого образца, которые ведомства принимают неохотно.
Ориентир - от двух до шести недель: получение повторного документа или справки, апостиль (обычно несколько рабочих дней), курьерская доставка в Испанию и присяжный перевод. Сроки зависят от типа документа, региона Украины и загруженности ведомств - точнее можно оценить после диагностики.
Частично. Консульства выполняют нотариальные действия, оформляют доверенности и ряд справок. Но повторные свидетельства ДРАЦС и апостиль оформляются в Украине, поэтому на практике быстрее работает связка: доверенность, оформленная в Испании, плюс представитель в Украине.
Да, финальный шаг - присяжный перевод (traduccion jurada) на испанский у переводчика, аккредитованного МИД Испании. Перевод делается после апостиля, чтобы штамп тоже был переведён. Только после этого документ готов к подаче в Extranjeria, Registro Civil или вуз.
Для большинства действий - да. Родственник без доверенности может получить далеко не всё: ведомства требуют подтверждение полномочий. Доверенность оформляется у испанского нотариуса с апостилем или в консульстве Украины и отправляется представителю в оригинале.
Источники
Документы остались в Украине, а нужны здесь?
Оставьте заявку на бесплатную консультацию. Скажем, какие документы и в какой форме нужны вашей процедуре, и организуем всю цепочку - от ДРАЦС до присяжного перевода, без вашей поездки.
Получить бесплатную консультацию↗Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Порядок работы украинских ведомств может меняться, в том числе из-за военного положения. Krepko организует процесс и берёт рутину на себя, а юридически значимые действия выполняют лицензированные специалисты - адвокаты, gestores, присяжные переводчики.