Документи з України дистанційно: свідоцтва, довідки і дипломи
Для ВНЖ, шлюбу чи навчання в Іспанії раптом потрібні свідоцтво про народження з апостилем, дублікат диплома або свіжа довідка - а всі документи залишилися в Україні, і поїхати за ними немає можливості. Хороша новина: майже все вирішується дистанційно. Розбираємо, як витребувати документи з України покроково - через ДРАЦС, Дію, довіреність і представника.
- Повторні свідоцтва (народження, шлюб, розлучення) видає будь-який відділ ДРАЦС - незалежно від того, де було зареєстровано акт; частина документів замовляється через Дію.
- Довідка про несудимість з України оформлюється онлайн через сервіси МВС - їхати не потрібно.
- Для дій представника в Україні оформлюється довіреність: в іспанського нотаріуса з апостилем або в консульстві України.
- Апостиль ставиться лише в Україні: Мін'юст - документи ДРАЦС і нотаріальні, МЗС - довідки, МОН - освітні.
- Фінальний крок в Іспанії - присяжний переклад; весь ланцюжок займає орієнтовно 2-6 тижнів.
Коли потрібні документи з України
Українські документи спливають майже в кожній іспанській процедурі:
- ВНЖ і arraigo - свідоцтва про народження і шлюб, довідка про несудимість;
- шлюб і pareja de hecho - свідоцтво про народження, довідки про сімейний стан, свідоцтво про розлучення;
- навчання і робота - дипломи й атестати для омологації;
- спадщина та угоди - документи про спорідненість і власність.
Проблема зазвичай не в самому документі, а в його формі: іспанські відомства просять оригінал або повторний примірник з апостилем і присяжним перекладом, а іноді - документ не старший за певний строк. Стара книжечка-свідоцтво радянського зразка чи ламінований бланк часто не підходять: апостиль на них поставити не можна. Тоді запускається процедура витребування - отримання нового примірника з України.
Повторні свідоцтва: ДРАЦС і Дія
Документи про цивільний стан (народження, шлюб, розлучення, смерть) видають органи ДРАЦС (Державна реєстрація актів цивільного стану). Ключові правила:
- Повторне свідоцтво можна отримати в будь-якому відділі ДРАЦС - прив'язки до місця, де акт було зареєстровано, більше немає. Дані беруться з Державного реєстру актів цивільного стану.
- Частина документів замовляється онлайн - через портал і застосунок Дія доступне замовлення повторних документів ДРАЦС; готовий документ забирає заявник або представник.
- Отримати документ за вас може представник за нотаріальною довіреністю - родич, знайомий або залучений фахівець в Україні.
Якщо запис про акт знаходився на тимчасово окупованій території, питання вирішується через реєстр (якщо запис до нього внесено) або через суд - це довше, але теж прохідно. Такі випадки варто діагностувати заздалегідь.
Довідки і дипломи
Довідка про несудимість
Найпростіший документ: витяг про несудимість замовляється онлайн через електронні сервіси МВС України і Дію, результат приходить в електронному вигляді. Для Іспанії зазвичай потрібен варіант з апостилем - його проставляє МЗС України, і це робиться через представника без вашого приїзду.
Дипломи й атестати
Якщо оригінал диплома втрачено, дублікат оформлюється через навчальний заклад (або його правонаступника). Для омологації в Іспанії до диплома і додатка з оцінками знадобиться апостиль Міністерства освіти і науки України. Якщо виш знаходиться на окупованій території або припинив роботу, є процедури через МОН і архіви - кожна така ситуація розбирається окремо.
Інші документи
Архівні довідки, документи про трудовий стаж, судові рішення - все це теж витребовується через запити до відповідних органів і архівів, як правило силами представника за довіреністю.
Довіреність на отримання
Щоб представник в Україні міг діяти від вашого імені, йому потрібна довіреність. З Іспанії її оформлюють двома шляхами:
- В іспанського нотаріуса - швидко, за записом; потім на довіреність ставиться апостиль у нотаріальній колегії, і для використання в Україні робиться переклад українською. Зручні двомовні тексти.
- У консульстві України (Мадрид, Барселона та інші міста) - консульська довіреність одразу дійсна в Україні без апостиля, але запису в консульства треба чекати.
У довіреності важливо точно перелічити повноваження: отримання повторних документів ДРАЦС, подача заяв на апостиль, отримання довідок, представництво в архівах та установах. Надто вузьке формулювання - часта причина, з якої представнику відмовляють у видачі. Детальніше про оформлення - в нашій статті про довіреність у нотаріуса в Іспанії.
Апостиль в Україні: хто ставить
Апостиль на українські документи проставляється лише в Україні. Компетенцію розділено між трьома відомствами:
| Орган | Які документи апостилює |
|---|---|
| Міністерство юстиції (Мін'юст) | Документи ДРАЦС (свідоцтва, витяги), судові рішення, нотаріальні документи |
| Міністерство закордонних справ (МЗС) | Довідки про несудимість, медичні, архівні та інші офіційні довідки |
| Міністерство освіти і науки (МОН) | Дипломи, атестати, додатки з оцінками |
Орієнтир за строками - кілька робочих днів з моменту подачі, в завантажені періоди довше. Заяву на апостиль може подати представник; діє й електронний сервіс апостиля для низки документів. Після апостиля документ надсилається в Іспанію кур'єрською службою, і залишається фінальний крок - присяжний переклад іспанською, вже на місці.
Як Krepko робить це за вас
Витребування документів - це марафон відомствами двох країн: ДРАЦС, Мін'юст, МЗС, кур'єри, перекладачі. Krepko проходить його за вас: діагностуємо, які документи і в якій формі потрібні вашій іспанській процедурі, готуємо довіреність, отримуємо повторні документи і апостиль в Україні через партнерів, доставляємо в Іспанію і робимо присяжний переклад. Юридично значущі дії виконують ліцензовані фахівці - адвокати, gestores, присяжні перекладачі.
Деталі - на сторінці послуги Документи і легалізація. Або залиште заявку - оцінимо вашу ситуацію і назвемо реальні строки.
Часті питання
Так. Повторні свідоцтва видає будь-який відділ ДРАЦС за заявою представника, частина документів замовляється онлайн через Дію і сервіси МВС, апостиль проставляється за заявою представника, а доставка в Іспанію організовується кур'єрською службою. Ваша особиста присутність в Україні не потрібна.
Апостиль на ламіновані документи не ставлять. Рішення стандартне: отримати повторне свідоцтво в ДРАЦС на новому бланку і апостилювати вже його. Це ж стосується ветхих документів і свідоцтв старого зразка, які відомства приймають неохоче.
Орієнтир - від двох до шести тижнів: отримання повторного документа чи довідки, апостиль (зазвичай кілька робочих днів), кур'єрська доставка в Іспанію і присяжний переклад. Строки залежать від типу документа, регіону України і завантаженості відомств - точніше можна оцінити після діагностики.
Частково. Консульства виконують нотаріальні дії, оформлюють довіреності та низку довідок. Але повторні свідоцтва ДРАЦС і апостиль оформлюються в Україні, тому на практиці швидше працює зв'язка: довіреність, оформлена в Іспанії, плюс представник в Україні.
Так, фінальний крок - присяжний переклад (traduccion jurada) іспанською у перекладача, акредитованого МЗС Іспанії. Переклад робиться після апостиля, щоб штамп теж був перекладений. Лише після цього документ готовий до подачі в Extranjeria, Registro Civil чи виш.
Для більшості дій - так. Родич без довіреності може отримати далеко не все: відомства вимагають підтвердження повноважень. Довіреність оформлюється в іспанського нотаріуса з апостилем або в консульстві України і надсилається представнику в оригіналі.
Джерела
Документи залишилися в Україні, а потрібні тут?
Залиште заявку на безкоштовну консультацію. Скажемо, які документи і в якій формі потрібні вашій процедурі, та організуємо весь ланцюжок - від ДРАЦС до присяжного перекладу, без вашої поїздки.
Отримати безкоштовну консультацію↗Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Порядок роботи українських відомств може змінюватися, зокрема через воєнний стан. Krepko організовує процес і бере рутину на себе, а юридично значущі дії виконують ліцензовані фахівці - адвокати, gestores, присяжні перекладачі.